Quels sont les documents importants à archiver dans une entreprise ?

L’archivage est une responsabilité cruciale pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Entre les feuilles d’impôts, les bulletins de salaire et les bons de commande, il est facile de perdre le fil et de se retrouver dans une situation délicate lorsqu’un document est requis par un tiers. Heureusement, une solution pratique consiste à entreposer les documents administratifs et les biens importants de l’entreprise dans un box de stockage sécurisé. Découvrez ici les documents importants à archiver dans une entreprise.

Les documents fiscaux

Les entreprises sont tenues de conserver tous les documents relatifs à leur fiscalité et à leurs impôts pendant une période minimale de six ans. Du reste, cliquez sur ce lien externe pour en savoir plus. Parmi ces documents figurent notamment les déclarations d’impôt sur le revenu (IR), d’impôt sur les sociétés (IS), ainsi que les relevés de taxes foncières et de contributions à l’audiovisuel public.

De plus, les entreprises doivent archiver les documents concernant la cotisation foncière des entreprises (CFE), la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), ainsi que la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et les taxes assimilées. Cette obligation de conservation prolongée vise à garantir la conformité fiscale de l’entreprise et à faciliter d’éventuels contrôles ultérieurs des autorités fiscales.

Les documents liés à la comptabilité

Les entreprises sont tenues de conserver divers documents comptables pendant une période de dix ans afin de se conformer aux exigences légales. Ces documents incluent le livre et les registres comptables, le livre d’inventaire, ainsi que le livre journal et le grand livre.

Les factures clients et fournisseurs, les bons de commande et les bons de réception doivent également être conservés pendant cette période. Il est important de noter que le délai de conservation débute à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou à partir de la date à laquelle les documents ont été établis.

Il est crucial que les documents comptables conservés par votre entreprise indiquent clairement leur origine ainsi que le contenu du justificatif associé. Aussi, vous avez la possibilité de conserver les factures électroniques sous leur format d’origine, pour autant qu’elles respectent les exigences légales en matière de conservation.

Les papiers sociétaux

Les documents relatifs aux informations statutaires d’une société, aux registres de titres nominatifs, aux ordres de mouvement et aux registres de procès-verbaux des assemblées et conseils d’administration doivent être conservés. Cela peut prendre une durée minimale de cinq ans à partir de la fin de leur utilisation. Cette obligation s’étend également aux traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société, soumis au même délai de conservation.

Pour stocker ces documents de manière appropriée, vous devez utiliser les contenants adaptés et de les placer sur des étagères dans un box de stockage. Par ailleurs, les comptes annuels doivent rester accessibles pendant une période de dix ans à compter de la clôture de l’exercice.

Quant aux feuilles de présence, aux rapports du gérant (ou du conseil d’administration) et aux rapports des commissaires aux comptes, vous devez impérativement conserver les trois derniers exercices à portée de main pour référence ultérieure.

Les documents juridiques

Il est essentiel de conserver soigneusement les documents juridiques et contractuels relatifs à votre entreprise pour une durée appropriée. Parmi les pièces à archiver pendant cinq ans figurent les contrats conclus dans le cadre de relations commerciales, les documents bancaires, les documents de transport de marchandises. Il y a également les documents liés à la propriété intellectuelle et les dossiers d’avocats.

Les garanties pour les biens et services fournis aux consommateurs, ainsi que les polices d’assurance, doivent être conservées pendant une période de deux ans. Les contrats conclus par voie électronique, à partir d’un montant de 120 €, doivent être archivés pendant dix ans, tandis qu’une déclaration en douane doit être stockée pendant au moins trois ans.

Les papiers administratifs concernant la gestion du personnel

L’archivage des documents administratifs relatifs à la gestion du personnel est crucial pour votre entreprise, et ce, quelle que soit sa durée de vie. Ces pièces doivent être conservées pendant une période de cinq ans et incluent notamment les contrats de travail, les documents concernant les salaires, primes et indemnités, ainsi que les papiers relatifs aux soldes de tout compte et aux régimes de retraite.

Les observations ou mises en demeure de l’inspection du travail, ainsi que les vérifications et contrôles du Conseil social et économique (CSE), doivent également être archivés pendant cette période. En dehors de ces papiers, les documents reprenant les charges sociales, la taxe sur les salaires et la comptabilisation des jours de travail des salariés doivent être conservés pendant trois ans.

En ce qui concerne les feuilles de comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation, elles doivent être mises de côté pour une durée d’un an. Assurer une gestion rigoureuse et organisée de ces documents est essentielle pour garantir la conformité aux réglementations en vigueur et faciliter d’éventuels contrôles administratifs.